Apa Itu Offering Letter? Ini Bedanya dengan Kontrak Kerja

“Offering letter adalah dokumen legal bagi perusahaan dan calon karyawan untuk memahami kewajiban masing-masing. Lantas, apa bedanya dengan kontrak kerja?”

Dokumen ini biasanya baru diberikan setelah calon karyawan melewati semua tahap rekrutmen yang ditetapkan oleh perusahaan. 

Setelah menerima offering letter, Anda mungkin perlu menyiapkan rekening bank untuk keperluan gaji. Membuka rekening online bisa menjadi pilihan praktis karena prosesnya cepat dan mudah. Dengan begitu, Anda siap memulai pekerjaan baru tanpa kendala administrasi.

Apa Itu Offering Letter?

Surat penawaran kerja yang juga dikenal sebagai offering letter adalah dokumen resmi yang diberikan perusahaan kepada kandidat yang berhasil melalui proses rekrutmen. 

Dokumen ini menandakan bahwa perusahaan tertarik untuk mempekerjakan kandidat tersebut dan berisi detail mengenai posisi, gaji, tunjangan, serta ketentuan kerja lainnya.

Mendapatkan offering letter adalah tanda bahwa perusahaan menganggap Anda memiliki kemampuan atau pengalaman yang sesuai dan tertarik untuk mempekerjakan Anda.

Baca juga: Apa Itu Lingkungan Kerja? Ini Manfaat dan Jenis-jenisnya

Perbedaan Kontrak Kerja dan Offering Letter

Meski sama-sama merupakan dokumen penting dalam proses perekrutan, offering letter dan kontrak kerja memiliki perbedaan seperti berikut:

1. Format dokumen

   Perbedaan mendasar antara kontrak kerja dan offering letter adalah dari segi format dokumennya.

   Offering letter biasanya berupa surat resmi, baik dalam bentuk cetak maupun digital, sedangkan kontrak kerja memiliki bentuk yang lebih beragam. 

   Selain dokumen formal, kontrak kerja dapat berupa perjanjian verbal, buku panduan karyawan, atau bahkan bagian dari perjanjian bersama.

2. Legalitas

   Aspek lain yang membedakan dokumen kontrak kerja dengan offering letter adalah aspek legalitasnya.

   Kontrak kerja memiliki kekuatan hukum yang mengikat sejak ditandatangani oleh kedua belah pihak, sedangkan offering letter belum tentu bersifat mengikat secara hukum.

   Dalam beberapa kasus, offering letter bisa menjadi mengikat secara hukum setelah diterima oleh kandidat, khususnya jika tidak disertai persyaratan tertentu.

3. Isi dokumen

   Meskipun kontrak kerja dan offering letter berisi detail yang mirip, kontrak kerja cenderung memiliki informasi yang lebih lengkap dan spesifik. 

   Kontrak kerja biasanya mencakup rincian seperti gaji, tanggal mulai kerja, nama pemberi kerja, dan tunjangan kerja. 

   Selain itu, kontrak kerja juga mencantumkan klausul pemutusan hubungan kerja, kebijakan media sosial, klausul non kompetisi, dan ketentuan lain yang lebih spesifik.

4. Panjang dokumen

   Perbedaan lain yang mudah dikenali antara kontrak kerja dan offering letter adalah panjang dokumennya.

   Kontrak kerja umumnya lebih panjang karena sifatnya yang mengikat secara hukum dan mencakup detail hubungan kerja jangka panjang. 

   Sementara itu, offering letter bisa lebih singkat daripada kontrak kerja. Sebab, dokumen ini hanya menjadi dokumen awal yang bersifat kondisional.

5. Kewajiban

   Hal terakhir yang menjadi pembeda antara kontrak kerja dan offering letter adalah dari segi kewajibannya.

   Perbedaan ini hanya berlaku untuk offering letter tidak bersyarat yang memiliki potensi mengikat secara hukum. 

   Dalam kasus ini, kewajiban untuk mematuhi surat penawaran hanya ada pada pemberi kerja pada awalnya.

Memahami perbedaan antara kontrak kerja dan offering letter adalah hal yang perlu Anda lakukan untuk memahami semua detail pekerjaan sebelum menandatangani kontrak kerja.

Baca juga: Portofolio Lamaran Kerja: Fungsi, Tips, dan Contohnya

Manfaat Offering Letter

Baik bagi perusahaan maupun kandidat, offering letter memberikan sejumlah manfaat. Berbagai manfaat penting offering letter adalah sebagai berikut:

1. Dokumen legal bagi perusahaan dan calon karyawan

   Sebagai dokumen legal, offering letter adalah dasar yang melindungi hak dan kewajiban karyawan maupun perusahaan. 

   Jika terjadi perselisihan di kemudian hari, offering letter dapat menjadi acuan untuk menyelesaikan masalah tersebut secara adil. 

   Selain itu, offering letter juga membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Membangun fondasi hubungan kerja yang positif

   Offering letter bukan hanya sekadar dokumen legal, tetapi juga merupakan langkah pertama dalam membangun hubungan kerja yang positif. 

   Perusahaan yang menyusun offering letter secara komprehensif menunjukkan bahwa perusahaan dalam menghargai calon karyawan.

3. Kejelasan dan transparansi informasi

   Offering letter adalah sumber informasi terperinci mengenai posisi yang ditawarkan oleh perusahaan.

   Dokumen ini memuat informasi detail tentang tanggung jawab pekerjaan, gaji pokok, bonus, tunjangan kesehatan, cuti, dan aspek-aspek lain yang relevan. 

   Hal ini memberikan kejelasan bagi calon karyawan sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang lengkap.

Bisa disimpulkan bahwa offering letter adalah dasar hukum hubungan kerja Anda dengan perusahaan, sehingga Anda perlu memastikan semuanya sesuai dengan kesepakatan.

Baca juga: Culture Shock di Tempat Kerja? Atasi dengan 5 Cara Ini

Isi Offering Letter

Sebelum menandatangani offering letter, penting bagi Anda untuk membaca dan memahami seluruh isinya dengan cermat. 

Informasi yang biasanya dimuat dalam offering letter adalah sebagai berikut:

1. Jabatan dan deskripsi pekerjaan

   Offering letter akan menyebutkan jabatan resmi Anda, departemen tempat Anda bekerja (jika ada), dan deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tanggung jawab harian Anda. 

   Jika dalam offering letter yang Anda terima tidak dicantumkan deskripsi pekerjaan, jangan ragu untuk meminta kepada HRD.

2. Kompensasi

   Informasi yang paling dinanti dalam offering letter adalah kompensasi. Rincian gaji, bonus, komisi, status pekerjaan, dan informasi tentang lembur akan dicantumkan dalam offering letter.

3. Masa percobaan (probation)

   Hampir semua perusahaan menerapkan masa percobaan untuk karyawan baru. Durasi masa percobaan ini harus dicantumkan dengan jelas, biasanya berkisar antara 3 hingga 6 bulan. 

   Selama masa percobaan, kinerja Anda akan dievaluasi sebelum status Anda dianggap sebagai karyawan tetap.

4. Jadwal kerja dan waktu istirahat

   Informasi lain yang juga dicantumkan dalam surat offering letter adalah jam kerja, termasuk hari libur atau akhir pekan, serta tanggal Anda mulai bekerja.

   Selain itu, akan dijelaskan juga mengenai jatah cuti tahunan, cuti sakit, dan waktu istirahat lainnya yang Anda dapatkan.

5. Tunjangan

   Selain informasi gaji pokok, informasi tunjangan yang ditawarkan oleh perusahaan juga akan terlampir dalam offering letter.

   Perusahaan biasanya menawarkan berbagai tunjangan sebagai bagian dari kompensasi, seperti tunjangan transportasi, makan, asuransi, atau tunjangan kinerja. 

6. Ketentuan pemutusan hubungan kerja

   Informasi yang tak kalah penting yang dicantumkan dalam offering letter adalah ketentuan pemutusan hubungan kerja.

   Meskipun terdengar kurang menyenangkan, ketentuan ini diperlukan penting untuk menjelaskan kondisi jika terjadi pemutusan hubungan kerja di masa depan.

Pastikan Anda membaca dan memahami semua informasi ini sebelum menerima tawaran kerja.

Contoh Offering Letter

Setelah mengetahui seperti apa isi offering letter, berikut ini adalah contoh suratnya:

Subjek Email: Offering Letter – [Nama Kandidat] – [Posisi]

Kepada Yth.
[Nama Lengkap Kandidat]
[Alamat Email Kandidat]

Dengan hormat,

Bersama email ini, kami dari PT XYZ mengucapkan selamat atas keberhasilan Anda melalui seluruh tahapan proses rekrutmen untuk posisi [Nama Posisi] di perusahaan kami. Berikut adalah detail penawaran kerja dari kami:

1. Status Karyawan: [Tetap/Kontrak/Probation selama X bulan]
2. Gaji Pokok: Rp [Jumlah Gaji Pokok]/bulan
3. Tunjangan Tetap: Rp [Tunjangan, jika ada]
4. Tunjangan Lain: [Asuransi Kesehatan, Transportasi, dll]
5. Jam Kerja: [Senin – Jumat, pukul 08.00 – 17.00 WIB]

Kami melampirkan surat penawaran kerja (offering letter) resmi dalam format PDF untuk Anda pelajari lebih lanjut.

Jika Anda bersedia menerima penawaran ini, mohon tandatangani offering letter yang terlampir dan kembalikan kepada kami melalui email ini paling lambat [Tanggal Batas Waktu].

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email ini atau nomor telepon [Nomor HRD/PT XYZ].

Hormat kami,
[HRD/Recruitment Officer Name]
Human Resources Department

PT XYZ
[Email HRD]
[Nomor Kontak HRD]

Jika ada hal yang tidak jelas atau perlu dinegosiasikan, jangan ragu untuk menghubungi pihak perusahaan.

Tips Membalas Offering Letter

Membalas offering letter adalah langkah penting dalam perjalanan karier Anda. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:

1. Perhatikan dengan cermat tawaran yang diberikan

   Langkah awal untuk membalas offering letter adalah mempertimbangkannya dengan seksama.

   Pertimbangkan tentang gaji, tunjangan, job desc, dan hal-hal penting lain seperti tujuan perusahaan. 

2. Tentukan apakah Anda ingin bernegosiasi

   Offering letter umumnya mencantumkan detail tentang pekerjaan seperti gaji, tunjangan, dan cuti. Periksa baik-baik apakah sudah sesuai dengan yang Anda harapkan.

   Jika belum, jangan langsung terima atau tolak tawaran tersebut. Anda bisa mengajukan penawaran balik dengan ketentuan yang Anda inginkan.

3. Pilih untuk menerima atau menolak tawaran

   Setelah menimbang segala aspek, langkah berikutnya dalam merespons offering letter adalah memutuskan apakah Anda akan menerima atau menolak tawarannya.

   Jika Anda menolak tawaran, Anda boleh menjelaskan alasannya meskipun sebenarnya hal ini tidak wajib dilakukan. 

   Namun, jika gaji menjadi alasan penolakan, perusahaan mungkin akan memberikan penawaran yang lebih baik.

4. Mengirim email balasan Anda

   Tahap terakhir dalam membalas offering letter adalah mengirim email balasan. Pastikan Anda menggunakan bahasa yang sopan dan memberikan ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. 

   Jika Anda memutuskan untuk tidak bergabung dengan perusahaan, sampaikan rasa terima kasih Anda dan tolak penawaran tersebut dengan jelas.

   Namun jika Anda menerima tawaran, konfirmasikan penerimaan Anda dan nyatakan antusiasme Anda untuk bergabung dengan perusahaan.

Melalui tips-tips di atas, Anda dapat membalas offering letter dengan lebih percaya diri dan memulai perjalanan karier baru Anda dengan langkah tepat.

Temukan Peluang Karier di CIMB Niaga

CIMB Niaga memberikan kesempatan bagi lulusan baru maupun profesional berpengalaman untuk membangun karier yang sukses. Beberapa program unggulan CIMB Niaga untuk mengembangkan talenta di setiap jenjang karir, yaitu:

• Pemagangan, yaitu program yang merupakan wadah bagi mahasiswa untuk mengembangkan diri melalui praktik kerja dan membangun jaringan untuk mempersiapkan diri memasuki dunia profesional langsung dengan bimbingan langsung dari ahlinya.
• The Complete Banker, yaitu program untuk mempersiapkan lulusan baru menjadi bankir handal dengan memberikan kelas pelatihan komprehensif, rotasi dan penugasan, serta terlibat dalam aktivitas sosial.
• Development Programme, yaitu program yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan kompetensi karyawan di bidang atau unit kerja tertentu.
• Karyawan Profesional, yaitu program yang dirancang untuk meningkatkan kemampuan dan mempercepat pertumbuhan karier sebagai karyawan profesional.

Bergabunglah dengan #teamCIMBNiaga dan temukan peluang karier yang sesuai dengan minat dan potensi diri Anda. Klik di sini untuk mengetahui informasi lebih lanjut.